Автоматизация IT процессов

В динамичном мире ИТ постоянно кипит ажиотаж вокруг автоматизации. Тем не менее, многие быстро отмахиваются от нее, ссылаясь на такие причины, как сложность процессов или сопротивление пользователей – «Наша команда даже не может вспомнить пароль от Wi-Fi, как они адаптируются к автоматизации?» Звучит знакомо?

Хотя в этих опасениях есть доля правды, они рассказывают только половину истории. Другая половина полна потенциала — потенциала для оптимизации операций, повышения производительности и стимулирования инноваций. Ожидается, что около 69 процентов всей управленческой работы будет полностью автоматизировано к 2024 году. Для предприятий, стремящихся использовать этот потенциал, использование управляемых ИТ-услуг может стать переломным моментом в реализации и обслуживании систем автоматизации.

Да, ИТ-процессы могут быть сложными, но это не делает их неуязвимыми для автоматизации. Фактически, структурированные рабочие процессы могут напрямую решать эти сложности, прокладывая путь для надежной автоматизации ИТ-процессов.

Для CIO это не просто шаг в ногу с технологиями. Это возможность тщательно согласовать ИТ-стратегии с более широкими бизнес-целями. Это трансформация ИТ-ландшафта из функции поддержки в стратегический центр силы. настройка автоматизации

Что такое ИТ-процесс?

IT-процессы — это набор действий, задач и процедур, выполняемых IT-отделами для управления и поддержки технологий, используемых в организации. Это охватывает такие задачи, как запросы на IT-поддержку, обработка инцидентов, обеспечение безопасности и другие.

Что такое автоматизация ИТ-процессов?

Автоматизация ИТ-процессов (ITPA) подразумевает использование технологий для автоматизации выполнения повторяющихся и трудоемких задач и процессов в ИТ-отделе. Это может включать такие задачи, как предоставление и развертывание новых систем, мониторинг и обслуживание существующих систем, а также отчетность и анализ данных.

Итак, какие распространенные процессы в ИТ можно автоматизировать?

Ниже приведены основные ИТ-процессы, которые можно автоматизировать.

1. Запросы на обслуживание

Запросы на обслуживание чрезвычайно распространены в ИТ-отделе. Эти запросы могут быть самыми разными: от нового ноутбука до ремонта поврежденного оборудования и отладки внутреннего программного инструмента.

Вы можете автоматизировать такие ИТ-процессы, потому что даже если они изначально нерегулярны, вы можете установить надежный рабочий процесс, чтобы гарантировать, что ваша команда не будет завалена бесчисленными и недокументированными запросами от всех. И, конечно, это лучше, чем использовать бумажную форму для каждого запроса.

После того, как запрос был создан, его можно назначить нужному ИТ-специалисту, чтобы он мог его рассмотреть. После завершения он может очистить очередь без необходимости подписания каких-либо документов или отправки каких-либо форм из одного отдела в другой. Это экономит ИТ-отделу много времени и усилий, поскольку им не нужно беспокоиться о подаче документов и обновлении записей.et.

2. Запросы на изменение

Обслуживание ноутбуков — не единственное, чем занимается ИТ. Значительная часть их работы связана с обновлением записей и баз данных, внедрением изменений в систему ERP компании и обновлением информации там и тогда, когда это необходимо.

Другим процессом, который помогает в автоматизации ИТ-процессов, являются запросы на изменение. Они могут быть инициированы, когда есть база данных или запись, которые необходимо обновить. Вместо того, чтобы идти в ИТ-отдел и вручную запрашивать изменение или терять свой запрос в море электронных писем, запрос на изменение может помочь ИТ-отделу отслеживать запрос и выполнять его своевременно.

Любые и все необходимые разъяснения делаются через сам запрос, так что никто не пропускает коммуникацию, даже если они возникают в середине разговора. Делая это, вы можете автоматизировать ИТ-процесс, а не ломать голову, делая все через простые формы и электронные письма.

3. Система продажи билетов

Вы можете использовать систему тикетов в ИТ, но помимо отслеживания она не особо помогает, если вы не добавите структурированный рабочий процесс вокруг нее. Автоматизация ИТ-процессов заключается в том, чтобы взять что-то вроде тикетов и построить достаточно гибкий рабочий процесс, чтобы все задачи можно было отслеживать, назначать и закрывать максимально эффективно.

Имея под рукой программное обеспечение для обработки тикетов , ИТ-отдел может легко справиться с надоедливыми нерегламентированными запросами, которые, кажется, поступают каждый день.

Еще одним преимуществом автоматизированного процесса тикетирования является то, что вся информация может быть собрана в одном месте, а не в рукописных заметках и пачках писем. Если кто-то находится в отпуске, система тикетирования может быть использована для передачи дела другому человеку, который может получить всю необходимую информацию еще до того, как он начнет решать проблему.

Когда речь заходит о вопросе автоматизации, подобные ИТ-процессы занимают высокое место, поскольку без автоматизации они становятся одними из крупнейших поглотителей времени и ресурсов ИТ.

Никаких форм, никаких бумаг, никакого хаоса.

4. Управление активами

Во время приема на работу или увольнения сотрудников одной из критических остановок является ИТ-отдел, где либо назначают, либо возвращают некоторое оборудование. Вместо того чтобы вручную отслеживать все это с помощью форм и бумаг, автоматизация ИТ-процессов значительно упрощает управление активами .

Когда новый пользователь приходит в IT за своим новым оборудованием, ему просто нужно заполнить цифровую форму, в которой он будет записывать все необходимые данные. После того, как это будет заполнено и подтверждено IT, новый пользователь получает свой ноутбук, сетевой ключ и все остальное, что ему может понадобиться.

То же самое касается увольнения. Возврат активов может быть частью этого процесса. ИТ-отдел получит автоматическое уведомление с требуемыми подробностями. Если вы подключите набор данных к своему автоматизированному процессу, вы даже можете сделать так, чтобы форма отображала все активы, назначенные этому человеку.

В данном случае автоматизация ИТ-процессов позволяет офисам легко распределять и собирать оборудование, избегая необходимости преодолевать бумажную волокиту.

5. Соответствие и аудит

Соответствие — это не шутка в любой организации. Программное обеспечение должно соответствовать стандартам безопасности и нормативным требованиям, и необходимо проводить регулярные аудиты, чтобы убедиться, что все сотрудники соблюдают надлежащие протоколы безопасности для защиты данных.

Вот тут-то и приходит на помощь автоматизация ИТ-процессов. Поначалу это в основном делалось бы через электронные письма и цифровые формы, но это не очень эффективно, особенно если ИТ-отделу приходится проверять случайные системы.

Благодаря автоматизированным формам ИТ-отделу не нужно вручную проверять, завершил ли каждый сотрудник аудиторские проверки. Они могут иметь основную запись, показывающую, кто завершил, а кто нет. Таким образом, не нужно бегать за людьми, чтобы попросить их завершить тестирование на соответствие.